Quảng cáo & Truyền thông

Cách tạo sự kiện ảo thành công cho công ty của bạn

How to Create a Virtual Event for Your Company

Với ngày càng nhiều công ty chuyển tài nguyên sang các sự kiện ảo, chúng tôi đã biên soạn hướng dẫn nhanh chóng và tiện dụng này về cách tạo sự kiện ảo thành công cho công ty của bạn.

Tôi không chỉ giới thiệu nhiều hơn 100 các sự kiện ảo trong mười hai năm qua, nhóm của tôi và tôi tại Convince & Convert tổ chức và sản xuất nhiều hơn một 30 các sự kiện trực tuyến và hội thảo trên web hàng năm. Chúng tôi biết điều gì hiệu quả, điều gì không hiệu quả và chúng tôi ở đây để chia sẻ lời khuyên đó với bạn.

Để biết mẹo về cách chọn giải pháp quản lý sự kiện ảo / hội thảo trên web, hãy xem bài đăng gần đây của chúng tôi, Cách tạo hội thảo trên web từ Scratch .

Hãy đi sâu vào bây giờ:

1. Giữ thời lượng phiên ngắn

A 60 -minute keynote hoặc phiên thảo luận tại một sự kiện trực tiếp là khá tiêu chuẩn và thường không giống như một khẩu hiệu. khả năng trải nghiệm các bài thuyết trình trong môi trường ba chiều.

Việc thu hút sự chú ý của khán giả trong một sự kiện ảo sẽ khó hơn FAR so với hội nghị trực tiếp.

Trên thực tế, chúng tôi đã đi tiên phong trong khái niệm “webinine” – một hội thảo trên web chỉ kéo dài 9 phút. Tỷ lệ hiển thị của khán giả cao hơn nhiều đối với các phiên có thời lượng đó (so với 60 phút), cũng như phát lại tỷ lệ.

Example of a short webinar

Đây là một ví dụ về webinine mà tôi đã trình bày với bạn bè của mình tại ZoomInfo. Webinine là hội thảo trên web ngắn có tỷ lệ tham dự cao hơn toàn thời gian, 60 – hội thảo trên web phút .

Chúng tôi không đề xuất rằng mỗi phiên trong sự kiện ảo của bạn chỉ dài chín phút, nhưng hãy cân nhắc rút ngắn các khoảng thời gian bạn sẽ sử dụng cho một sự kiện thực tế trước 15 hoặc 30 phút.

Ví dụ, a 60 – phút đối mặt nên có 45 hoặc 30 phút khi giao hàng trực tuyến.

2. Làm sắc nét tiêu đề và mô tả của bạn

Khi được cung cấp nhiều tùy chọn đồng thời cho các phiên để lựa chọn trong bối cảnh sự kiện thực, những người tham dự thường sẽ dựa vào truyền miệng, hỏi những người tham gia khác mà họ đang tham dự cuộc đột phá nào và tại sao.

Hầu hết các hội nghị ảo thiếu tính năng động này.

Hơn nữa, nhiều sự kiện trực tuyến dựa email, bài đăng trên mạng xã hội và các chiến thuật khác để thông báo cho người tham dự về thông tin nào sẽ được trình bày (không có hướng dẫn hội nghị bằng văn bản hoặc ứng dụng dành riêng cho thiết bị di động trong hầu hết các trường hợp).

Vì vậy, người tham gia trong sự kiện ảo của bạn, có ít thông tin hơn khi quyết định phiên nào sẽ theo dõi và bỏ qua phiên nào.

Do đó, điều quan trọng hơn là tiêu đề và mô tả phiên cho hội nghị ảo của bạn lập trình mang tính mô tả và hấp dẫn.

3. Sử dụng Người kiểm duyệt hoặc Emcee

Ngay cả khi bạn có người dẫn chương trình, bạn vẫn cần một MC để giữ cho dòng chảy tiếp tục và năng lượng cao.

Trong một sự kiện trực tiếp, người điều hành hoặc người phụ trách sẽ giúp ngữ cảnh hóa thông tin được trình bày trong suốt hội nghị, đồng thời giúp duy trì năng lượng và cung cấp các ghi chú quan trọng trong công việc.

Nhiều tổ chức chuyển sang tổ chức sự kiện ảo tin rằng vì chương trình hiện đã được chuyển giao qua Internet nên vai trò người phụ trách này không còn cần thiết nữa.

Điều ngược lại là đúng.

Có một khuôn mặt và giọng nói nhất quán “kết hợp” các phiên ảo cho người tham gia thêm sự quen thuộc rất cần thiết và giúp giảm bớt cảm giác bị cô lập mà các sự kiện trực tuyến đôi khi có thể xảy ra sản xuất cho những người tham dự.

Cách tốt nhất để triển khai là yêu cầu người điều hành sự kiện mở hội nghị trực tuyến – giống như một sự kiện thông thường – và sau đó kiểm duyệt câu hỏi ons cho diễn giả và bật lại trực tuyến giữa các phiên để trò chuyện với những người tham dự (Tôi đã đóng vai trò này rất nhiều lần cho các sự kiện trực tuyến lớn).

4. Sử dụng Trò chuyện Người tham dự Sớm và Thường xuyên

Thành phần kết nối của các sự kiện trực tiếp hầu như luôn được coi là phần tốt nhất của hội nghị.

Mặc dù việc cung cấp kết nối mạng phong phú trực tuyến là khó khăn hơn, nhưng bạn có thể hỗ trợ người tham dự tương tác giữa họ và với những người thuyết trình bằng cách sử dụng thoải mái chức năng trò chuyện / Q & A trong nền tảng sự kiện ảo mà bạn đã chọn.

Người phụ trách / người điều hành nên đặt câu hỏi cho người tham dự vào đầu ngày để người tham gia quen với chức năng và cả giữa các phiên để tạo điều kiện kết nối.

Mỗi ​​người thuyết trình tại sự kiện ảo của bạn phải trả lời câu hỏi từ khán giả bằng công cụ Trò chuyện / Hỏi và Đáp.

Hơn nữa, một trong những lợi thế tích hợp của hội nghị trực tuyến là khả năng sử dụng chức năng bỏ phiếu của phần mềm để đặt câu hỏi cho khán giả và nhận kết quả toán học, tức thì.

Bạn nên đào tạo người thuyết trình cách sử dụng tính năng bỏ phiếu này để làm cho các buổi học trở nên thú vị và tương tác hơn.

5. Yêu cầu người trình bày chạy qua

Nói đến người thuyết trình đào tạo, bạn thực sự nên bắt buộc mỗi người trong số họ tham gia chạy qua tài liệu của họ một tuần hoặc lâu hơn sự kiện ảo của bạn.

Tất nhiên, có khả năng những người thuyết trình của bạn đã tham dự một số loại sự kiện trực tuyến và thậm chí có thể đã phân phối một chương trình tại một số thời điểm.

Tuy nhiên, MỌI nền tảng phần mềm sự kiện trực tuyến đều khác nhau và người thuyết trình cần hiểu những sắc thái đó.

Ví dụ: một số gói phần mềm hội nghị trực tuyến “ẩn” ghi chú của người thuyết trình khi ở chế độ trình bày. Một diễn giả quen sử dụng ghi chú của người thuyết trình sẽ vô cùng ngạc nhiên khi chúng đột ngột biến mất sau khi phiên bắt đầu. (MẸO: đối với các sự kiện trực tuyến, yêu cầu tất cả người thuyết trình in ra các trang trình bày và ghi chú của họ)

Hơn nữa, một khi người thuyết trình hiểu rõ về các yếu tố tương tác khác nhau của phần mềm và “cảm giác ”Của một bản trình bày ảo từ góc độ khán giả, họ nên thực hiện các thay đổi đối với nội dung của mình cho phù hợp.

Hãy nói rõ điều này: để đạt được thành công tối đa, bạn không thể chỉ lấy các trang trình bày ngoại tuyến của mình và cung cấp chúng trực tuyến.

6. Sử dụng Máy ảnh

Để làm cho hội nghị ảo có cảm giác giống với trải nghiệm trực tiếp hơn, bạn nên yêu cầu người trình bày sử dụng Web cam của họ trong khi trình bày.

Điều này cho phép khán giả nhìn thấy người nói trong khi trình bày, bổ sung thêm một lớp thông tin khác, chẳng hạn như tín hiệu phi ngôn ngữ, v.v.

Tuy nhiên, điều này yêu cầu mỗi người thuyết trình không chỉ có một máy ảnh tốt (lý tưởng là tốt hơn máy tính xách tay trên máy tính xách tay của họ) cũng như ánh sáng phù hợp.

Đây không nhất thiết là một thách thức lớn, nhưng là một nếp nhăn khác mà những người thuyết trình không phải đối mặt trong một sự kiện trực tiếp (và là một lý do khác khiến bạn cần xem qua).

webinar example with video

Anna Hrach rất riêng của chúng tôi giới thiệu hội thảo trên web dành cho các nhà tiếp thị bậc cao với video về bài phát biểu của cô ấy.

7. Đảm bảo chất lượng âm thanh

Alex Shockey, Giám đốc Truyền thông Xã hội Toàn cầu tại FedEx, đeo tai nghe trên một tập gần đây của Social Pros.

Nếu các diễn giả tại hội nghị trực tuyến của bạn không có gì tuyệt vời ánh sáng hoặc camera tuyệt vời, sự kiện vẫn có thể hoạt động nếu nội dung nổi bật.

Nhưng nếu âm thanh của người thuyết trình không chắc chắn, khán giả của bạn sẽ đăng xuất NGAY LẬP TỨC.

Cũng giống như podcast, chất lượng âm thanh cho một sự kiện ảo là không thể thương lượng.

Thật là sốc khi những người có mặt tại các sự kiện trực tuyến chỉ cần hình dung họ có thể nói chuyện máy tính xách tay của họ, không liên quan đến âm thanh trong phòng, tiếng ồn xung quanh, tiếng chó sủa, người đi ngang qua, tiếng vẹt đuôi dài của hàng xóm, v.v.

Khi bạn chạy qua người thuyết trình, hãy chắc chắn rằng họ được tiến hành trong cùng một phòng và với cùng một thiết lập sẽ xảy ra trong quá trình phát sóng thực tế.

Yeti speaker Ngoài ra, hãy cân nhắc mua micrô tai nghe USB cho tất cả những người trình bày và gửi chúng hai tuần trước sự kiện, kèm theo liên kết đến video minh họa cách sử dụng chúng. Chúng tôi cũng là người hâm mộ của diễn giả Yeti nữa.

Cuối cùng, nếu người nói không thể ở trong hoàn cảnh có thể chấp nhận được âm thanh khi trình bày trực tiếp của họ được lên lịch, hãy ghi âm trước phiên đó và sau đó để người nói đăng nhập vào cuối bản ghi. phần trả lời câu hỏi. Điều này cướp đi cơ hội của người nói để sử dụng thăm dò ý kiến ​​khán giả hoặc đặt câu hỏi qua trò chuyện trong suốt phiên, nhưng tốt hơn là âm thanh kém.

Tổng hợp

Trong một số cách sự kiện ảo dễ dàng hơn sự kiện trực tiếp vì bạn không phải lo lắng về cơ sở hạ tầng nghe nhìn khổng lồ, bữa ăn, phòng khách sạn, dị ứng thực phẩm và những trở ngại khác.

Nhưng theo những cách khác, hội nghị trực tuyến khó khăn hơn vì không có một “thiết lập” cho phòng với người nói chỉ cần lấy micrô và cung cấp thông tin của họ liên tục.

Thời gian cần thiết để làm việc với mỗi diễn giả trong một sự kiện ảo để đảm bảo sự xuất sắc và nhất quán là rất đáng kể.

Nhưng, thời gian đó sẽ được đền đáp và một người giám sát / người kiểm duyệt tốt sẽ giúp bạn hoàn thiện sự kiện của bạn thành công rực rỡ.

Related Articles

Back to top button