Quảng cáo & Truyền thông

Bạn chưa sẵn sàng cho một DAM (Trừ khi bạn làm điều này trước tiên)

Với số lượng các tổ chức sản xuất nội dung – và khối lượng lớn các định dạng và nội dung đa phương tiện – đã đến lúc xem xét một hệ thống quản lý tài sản kỹ thuật số. DAM có thể tăng hiệu quả sản xuất, nâng cao khả năng hoạt động của nhiều nhóm và cải thiện năng suất và hiệu suất tiếp thị.

Các nhà tiếp thị chi tiêu vượt quá 60% thời gian của họ để truy xuất thông tin hoặc cơ cấu lại tài sản bị mất và các nhiệm vụ có giá trị thấp khác . Triển khai hệ thống DAM có thể là cách tốt nhất để lấy lại thời gian đã lãng phí đó.

Tuy nhiên, hai thách thức hoạt động thường cản trở việc thực hiện hiệu quả. Đầu tiên là xác định các quy trình nội dung mà DAM nên giúp tạo điều kiện. Nó thường bị bỏ qua, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp không có quy trình nội dung có cấu trúc hoặc chiến lược quản trị.

Thách thức thứ hai nảy sinh trong việc chi tiết hóa các tiêu chí tổ chức cho một hệ thống DAM trước khi hoàn thành quá trình lựa chọn phức tạp và tốn nhiều thời gian. Nó sẽ được sử dụng như thế nào? Nó phù hợp ở đâu trong quy trình làm việc nội dung? Nếu bạn không có những câu trả lời đó, giống như bạn mua một chiếc ô tô mà không biết nó sẽ được dùng để chở gạch hay tham gia một cuộc đua đường phố.

Nếu bạn không biết các quy trình #content và tiêu chí tổ chức của mình, thật khó để đưa ra lựa chọn hệ thống DAM phù hợp, @joderama qua @CMIContent nói. Nhấp để Tweet Những trở ngại này – ngoài các yêu cầu như đảm bảo phê duyệt ngân sách và điều hành mua và quản lý việc triển khai, cấu hình và tích hợp – có thể khiến rất nghĩ đến việc làm việc với một hệ thống DAM quá đáng sợ để xem xét. Nhưng với một chút lập kế hoạch nâng cao và một cách tiếp cận tập trung, bạn có thể hạ thấp một số rào cản đó và tăng tốc con đường đạt được những lợi ích mà các hệ thống này có thể mang lại.

Xóa nội dung nhầm lẫn về công nghệ

Đơn giản nhất, các hệ thống DAM được các doanh nghiệp sử dụng để lưu trữ, tổ chức và truy xuất các tài sản phương tiện kỹ thuật số để sử dụng hiệu quả trong tất cả các giai đoạn của vòng đời tạo nội dung. Chúng cũng cho phép quản lý hiệu quả các tài sản đó bằng cách quản lý các quyền kỹ thuật số, quyền truy cập và các tiêu chuẩn khác đã được thiết lập để tạo và áp dụng nội dung trên tất cả các chức năng của tổ chức.

Được sử dụng song song với hệ thống quản lý nội dung web (WCM) và / hoặc công nghệ tự động hóa tiếp thị khác (như hệ thống quản lý email và bộ xuất bản trên mạng xã hội), DAM có thể giúp người tạo nội dung dễ dàng hơn xác định vị trí các tài sản thương hiệu như ảnh, cảnh âm thanh và video, hoạt ảnh và các đồ họa khác, theo dõi các thay đổi khi chúng chuyển qua quá trình sản xuất và đảm bảo chúng là có kích thước phù hợp , được định dạng và được gắn thẻ để sử dụng trên các kênh và nền tảng phân phối đã chọn.

Mặc dù khó có thể đưa ra số liệu thống kê chính xác về việc chấp nhận hệ thống DAM của nhà tiếp thị nội dung, nhưng thật hợp lý khi cho rằng chúng đang được sử dụng quá mức, với điều kiện là CMI Điểm chuẩn, ngân sách và xu hướng B2B: Thông tin chi tiết về 2022 nghiên cứu chỉ được tìm thấy 49% nhà tiếp thị cho biết công ty của họ sử dụng hệ thống quản lý nội dung (CMS).

Chỉ còn 49% của # Các nhà tiếp thị B2B cho biết công ty của họ sử dụng hệ thống quản lý #content theo @CMIContent #research qua @joderama. Nhấp để Tweet Tuy nhiên, cố vấn chiến lược chính của CMI Robert Rose cho rằng phát hiện này có thể chỉ ra một nhận thức sai lầm về công nghệ nội dung cơ bản rằng hệ thống DAM và CMS có thể hoán đổi cho nhau: “Các công ty nói rằng họ không có CMS. Họ làm – ít nhất là khi nói đến một hệ thống để quản lý nội dung trên trang web của họ (ví dụ: Drupal, WordPress). Sự nhầm lẫn xảy ra vì thuật ngữ 'hệ thống quản lý nội dung' đã trở thành đồng nghĩa với quản lý tài sản kỹ thuật số (DAM). ”

Mặc dù hai công nghệ có các chức năng chồng chéo, nhưng cả hai đều không thể thực hiện công việc một cách hiệu quả trừ khi doanh nghiệp phù hợp với các chức năng mà mỗi hệ thống tạo điều kiện, ai sẽ sử dụng mỗi công nghệ và cách mỗi công nghệ có thể được sử dụng với tiềm năng của nó.

“CMS trang web hoặc công cụ truyền thông xã hội thường quản lý nội dung phương tiện từ trạng thái hoàn thiện của chúng thông qua việc xuất bản và đo lường . Tuy nhiên, chúng cung cấp ít nhất quán về cách xử lý nội dung trên các định dạng khác nhau. Ngược lại, một hệ thống DAM sẽ cung cấp toàn bộ hiệu quả quy trình từ tia lửa của ý tưởng thông qua việc tạo, sản xuất và xuất bản trên nhiều nền tảng, cũng như thời gian và địa điểm cuối cùng nội dung sẽ được lưu trữ để sử dụng lại trong tương lai và tái định vị , ”Robert nói.

Như tôi đã đề cập, quản lý những cân nhắc hoạt động thường là thách thức lớn nhất khi thêm bất kỳ công nghệ mới nào vào ngăn xếp nội dung của bạn. May mắn thay, bài tập dưới đây của Robert có thể giúp bạn tránh khỏi những tổn thương và rắc rối.

Chuẩn bị đúng cách sẽ giúp tăng năng suất

Để chọn hệ thống DAM phù hợp, bạn cần biết nhóm nào sẽ sử dụng nó, cách họ sẽ sử dụng nó và họ sẽ sử dụng nó để làm gì. Đó là rất nhiều chi tiết và biến thể để sắp xếp và đây là nơi nhiều tổ chức bắt đầu trước khi họ thực sự bắt đầu.

Hơn nữa, không có hệ thống DAM nào sẽ hoạt động tối ưu ngay khi xuất xưởng. Nó phải được định cấu hình để phù hợp với các trường hợp sử dụng, các quyết định quản trị và quy trình làm việc của nhóm . Vì vậy, trước khi bắt đầu quy trình mua hàng, bạn cần có một cái nhìn rõ ràng về các cân nhắc hoạt động và sự chuẩn bị liên quan để cung cấp một hệ thống hoạt động đầy đủ cho tổ chức của bạn.

Hệ thống DAM sẽ không hoạt động tối ưu. Nó phải được định cấu hình cho các trường hợp sử dụng, quản trị và quy trình làm việc của bạn, @joderama qua @CMIContent cho biết. Nhấp để Tweet Dưới đây là một số câu hỏi cần trả lời:

  • Nội dung cần có để sản xuất từng loại tài sản (ví dụ: mô tả sản phẩm, bảng sơ đồ công ty, hình ảnh, âm thanh, video, đồ họa, các tính năng tương tác)?
  • Nội dung sẽ phục vụ (các) mục đích chiến lược nào? Bên trong, bên ngoài, cả hai?
  • Định dạng tệp là gì? Những nguồn lực và chuyên môn bên trong và bên ngoài nào được sử dụng để sản xuất chúng?
  • Mỗi ​​nội dung sẽ được truy cập, xử lý và định tuyến như thế nào? Các bổ sung hoặc ngoại lệ có thể tồn tại ở đâu?
  • Các nhiệm vụ nên thực hiện đồng thời hay đồng thời?
  • Ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ? Ai khác sẽ tham gia?
  • Quyền nào, phê duyệt và các tiêu chuẩn quản trị khác là cần thiết trước khi tài sản có thể được công bố?

Nó đủ để khiến bất kỳ người quản lý nội dung nào cũng phải quay cuồng. Và tất cả những điều đó xảy ra trước khi bạn nghĩ đến các cân nhắc kỹ thuật, chẳng hạn như cách các tệp nội dung sẽ được đặt tên, phân loại, được gắn thẻ , được lưu trữ và được quản lý để sử dụng hiệu quả giữa các nhóm và chức năng.

Kiểm kê các hoạt động của bạn trong 2 bước

Để ngăn đầu bạn quay cuồng, Robert đề xuất một phương pháp quản lý hoạt động hợp lý mà anh ấy sử dụng với các khách hàng tư vấn của mình. Lập bản đồ con người và quy trình để sản xuất một loại nội dung cho một mục đích hoặc một phần trong hành trình của khách hàng. Thông tin chi tiết và thông tin được tạo có thể giúp hướng dẫn quy trình ra quyết định DAM của bạn và sau đó mở rộng để cung cấp thêm loại nội dung và mục đích khi bạn đã mua và sẵn sàng triển khai hệ thống.

Hiểu nhu cầu #DAM của bạn với bài tập này từ @Robert_Rose: Lập bản đồ con người và quy trình để tạo ra một loại #content cho một mục đích thông qua @joderama @CMIContent. Nhấp để Tweet Hai phần của bài tập này là:

  • Ánh xạ vòng đời nội dung: Danh sách có thứ tự này phác thảo các bước và nhiệm vụ quan trọng để đưa một phần nội dung từ ý tưởng đến thực thi. Nó cung cấp chế độ xem cấp cao về loại nội dung này quy trình làm việc vì nó được định tuyến qua vòng đời phát triển và thông tin chi tiết về người phụ trách nhiệm vụ ở mỗi giai đoạn.
  • Lập bản đồ có trách nhiệm, có trách nhiệm giải trình, được tư vấn, được cung cấp thông tin: Ma trận phân công trách nhiệm này (hay còn gọi là Ma trận RACI) xác định tất cả các thành viên trong nhóm (nội bộ và bên ngoài) tham gia vào từng nhiệm vụ với tư cách là trưởng nhóm hoặc cộng tác viên. Nó trực quan hóa cách phân bổ tài nguyên của nhóm để bạn có thể đặt ra trách nhiệm rõ ràng xung quanh việc quản lý tài sản và xác định các khu vực tiềm năng để tái cấu trúc quy trình làm việc để đạt hiệu quả cao hơn.

Hãy xem qua quá trình.

Bước 1: Xác định các điểm chính và quy trình trong quy trình làm việc của bạn

Vạch ra tất cả các nhiệm vụ liên quan đến việc tạo một loại nội dung. Ví dụ này minh họa quy trình làm việc cho một cuốn sách điện tử về lãnh đạo tư duy. Đừng lo lắng về bất kỳ tính năng đặc biệt hoặc tác vụ bổ trợ nào áp dụng trong một số trường hợp nhất định. Chỉ tập trung vào các nhiệm vụ thường có liên quan.

Bấm để phóng to

Mẫu bao gồm sáu giai đoạn – ý tưởng, lập kế hoạch, tạo, sản xuất, kích hoạt và đo lường. Điền vào các nhiệm vụ chính cho mỗi giai đoạn. Sử dụng thẻ “ai” và “cái gì” trong mẫu để xác định xem có nên liệt kê người chịu trách nhiệm quản lý nhiệm vụ đó (ai) hay ghi chú các hành động và cân nhắc cụ thể (cái gì) trước khi nội dung có thể chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Bảng phân tích này trình bày chi tiết các câu hỏi dựa trên giai đoạn cần trả lời cho ví dụ sách điện tử về lãnh đạo tư tưởng của chúng tôi:

  • Ý tưởng nội dung: Ai tạo ra chủ đề và ý tưởng cho sách điện tử? Ai là người trình duyệt các ý tưởng? Ý tưởng đã được phê duyệt có phù hợp với mục tiêu nội dung không? Ai là người thu thập những ý tưởng khả thi và chuẩn bị cho chúng để bước vào quá trình lập kế hoạch?
  • Lập kế hoạch: Những ý tưởng khả thi được thu thập để xem xét và ưu tiên ở đâu? Các ý tưởng được chấp nhận được ưu tiên và phê duyệt như thế nào phân công?
  • Sáng tạo: Ai cung cấp nhiệm vụ cho người tạo? Những tài nguyên nào cần thiết để thực thi nó? Ai quản lý liên quan quá trình tạo (ví dụ: chỉnh sửa, mua lại quyền, thiết kế và bố trí, xem xét / phê duyệt lần cuối)? Ai đưa các tài sản kết quả vào sản xuất?
  • Sản lượng: Làm thế nào sản xuất nhận nội dung? Những bước nào biến chúng thành một tài sản sẵn sàng xuất bản (tức là, bạn sẽ kết hợp sách điện tử của mình vào một chiến dịch tiếp thị nội dung như thế nào)? Ai là người cung cấp nội dung chiến dịch cuối cùng cho các thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình kích hoạt?
  • Kích hoạt : Sách điện tử được thêm vào lịch xuất bản ? Những gì khác liên quan đến việc kích hoạt nó? Ai khác cần được thông báo khi nó được kích hoạt trên thị trường?
  • Đo đạc: Các bước được thực hiện để theo dõi, phân tích báo cáo hiệu suất ? Điều gì khác cần xảy ra (ví dụ: được lưu trữ để định vị lại sau này bởi ai và nó được lưu trữ ở đâu)?

Bạn nên lặp lại quy trình này cho mọi loại nội dung được sản xuất – và tất cả các nội dung và chiến dịch mà quy trình này có thể được áp dụng trong suốt trải nghiệm nội dung thương hiệu của bạn. Nhưng việc nêu chi tiết quy trình làm việc cho dù chỉ một loại nội dung cũng có thể đưa ra câu trả lời và thông tin cần thiết để nghiên cứu, xem xét và so sánh các giải pháp DAM tiềm năng.

Bước 2: Xác định vai trò và trách nhiệm

Bây giờ bạn đã có cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ và chi tiết định tuyến, bạn có thể phóng to những người thực hiện nó.

Đối với ví dụ về sách điện tử của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng mẫu RACI (như mẫu được hiển thị bên dưới) để lưu ý tất cả các thành viên trong nhóm đóng một vai trò nào đó ở bất kỳ giai đoạn nào trong vòng đời nội dung đã phác thảo, cũng như những người tham gia khi nội dung đó được sử dụng cho các chức năng khác trong doanh nghiệp.

Cái này Bài báo của Forbes cung cấp chi tiết hơn về biểu đồ RACI và cách sử dụng chúng. Nhưng đối với mục đích của chúng tôi, điều chính cần biết là các vai trò được chia thành bốn loại:

  • Chịu trách nhiệm: Các thành viên trong nhóm này thực hiện công việc thực hành – ví dụ: viết, chỉnh sửa hoặc thiết kế sách điện tử, thu thập tài sản và chuyển chúng đến người đầu mối thích hợp, quản lý lịch trình và thời hạn sản xuất, theo dõi và báo cáo dữ liệu hiệu suất, v.v. Ít nhất một người phải được liệt kê là người chịu trách nhiệm cho mỗi nhiệm vụ, mặc dù bất kỳ ai đóng góp tích cực vào nhiệm vụ đó cũng nên được đưa vào.
  • Có trách nhiệm giải trình: Đây là một thành viên trong nhóm trả lời để hoàn thành tốt từng nhiệm vụ hoặc có thể giao được. Chúng đảm bảo đáp ứng tất cả các nhiệm vụ, tiêu chuẩn và yêu cầu tiên quyết. Họ xác định và giao phó trách nhiệm; và cung cấp mọi phê duyệt cuối cùng Lưu ý rằng trong khi chỉ một người nên được liệt kê là chịu trách nhiệm ở mỗi giai đoạn, người đó cũng có thể đóng một vai trò trong các nhiệm vụ khác trong suốt quá trình.
  • Được tư vấn: Đây là những chuyên gia về vấn đề, thành viên ban cố vấn , hoặc các bên khác có thể đóng góp vào hoặc cộng tác trong các nhiệm vụ nhưng không chịu trách nhiệm về việc thực hiện chúng hoặc cách chúng được quản lý. Ví dụ: nếu một nhà văn thường xuyên tham khảo ý kiến ​​của thành viên nhóm thương hiệu để đảm bảo họ đã phản ánh chính xác các chi tiết chính về thương hiệu trong sách điện tử, thì chuyên gia thương hiệu sẽ được liệt kê là nhà tư vấn.
  • Đã thông báo: Nếu có ai khác cần liên quan đến trạng thái dự án hoặc được thông báo khi sách điện tử đã được tung ra thị trường (ví dụ: liên hệ với nhóm bán hàng, nhà tài trợ, một bên liên quan điều hành), liệt kê chúng.

Như Robert giải thích, các cột đề cập đến cách các loại nội dung hướng tới mục đích phổ biến được tạo cho một nội dung cụ thể (ví dụ: phần giới thiệu về công ty và sản phẩm của chúng tôi trong bản sao được giới thiệu trong sách điện tử) có thể được ánh xạ và quản lý cho các mục đích sử dụng khác (tức là, đối với các nỗ lực tiếp thị nội dung dẫn dắt tư tưởng, đưa vào một câu chuyện tiếp thị, tờ bán hàng, được đóng gói lại cho các nhu cầu đặc biệt).

Bấm để phóng to

Như một phần thưởng, làm việc thông qua quy trình này cũng giúp tiết lộ những dư thừa tiềm ẩn và thâm hụt tài nguyên có thể được giải quyết để cải thiện hiệu quả tổng thể và hiệu quả của hoạt động nội dung của bạn.

Ví dụ: bạn có thể xác định một vai trò bị quá tải với trách nhiệm và trách nhiệm giải trình ở một số giai đoạn sản xuất nhất định, nếu được cân bằng lại, có thể giúp xóa định kỳ điểm nghẽn . Hoặc bạn có thể phát hiện ra quy trình làm việc không tính đến việc phân phối tài sản cho các bộ phận chức năng khác. Điều này có thể được giải quyết bằng một bản cập nhật quy trình làm việc đơn giản để đảm bảo sự liên kết giữa các nhóm trơn tru hơn.

Đặt tất cả cùng nhau

Việc lập bản đồ các vai trò và trách nhiệm này trên tất cả các chức năng trong toàn doanh nghiệp giúp đảm bảo tất cả những người chơi quan trọng đều tham gia vào các cuộc trò chuyện ra quyết định DAM của bạn. Khi kết hợp với thông tin chi tiết được thu thập trong mẫu vòng đời nội dung, bạn có hiểu biết cấp cao về các nhu cầu hoạt động cần tính đến khi bạn sẵn sàng đánh giá và so sánh các giải pháp DAM tiềm năng.

Để kiểm tra toàn diện hơn các hoạt động nội dung của bạn, hãy thêm chi tiết cho tất cả các loại nội dung khác trong các mẫu này. Nhưng ngay cả khi bạn chỉ có thời gian để làm việc thông qua quy trình viết tắt này, bạn sẽ có một kế hoạch vững chắc để biến giấc mơ DAM của mình thành hiện thực có thể đạt được.

Bạn muốn tìm hiểu cách cân bằng, quản lý và mở rộng trải nghiệm nội dung tuyệt vời trên tất cả các nền tảng và kênh thiết yếu của mình? Tham gia cùng chúng tôi tại Hội nghị thượng đỉnh ContentTECH (Tháng 5 31 – Ngày 2 tháng 6) tại San Diego. Duyệt lịch trình hoặc đăng ký ngay hôm nay . Sử dụng mã BLOG 100 để tiết kiệm $ 100.

Ảnh bìa của Joseph Kalinowski / Viện Tiếp thị Nội dung

Related Articles

Back to top button