Quảng cáo & Truyền thông

5 cách thực tế để ngăn chặn tình trạng kiệt sức ở các nhóm nội dung có hiệu suất cao

 

Trang web đã không xuất bản một bài viết mới trong hơn một tuần. Các chủ đề và từ khóa đúng lúc không bao giờ được giải quyết bởi vì không ai có thể tra cứu từ những gì họ đang làm. Nội dung chất lượng kém được xuất bản bởi vì nhóm chỉ cần đưa một cái gì đó vào thế giới. Ảnh hưởng của những điều đó và những vấn đề đau đầu khác đối với các đội tiếp thị nội dung thiếu thời gian, kiệt sức của họ đang xuất hiện. Bạn có thể làm gì để giảm thiểu hoặc thậm chí ngăn chặn chúng? Cách thực tế làm cách nào bạn có thể giúp mọi người đi đúng hướng để hoạt động tiếp thị nội dung của bạn diễn ra thuận lợi mà không bị cản trở? Năm cách thực tế này có thể giúp bạn luôn dẫn đầu và đi đúng lịch trình nội dung của mình. Và tôi sẽ chia sẻ các mẹo thưởng để giúp các cá nhân tránh được sự trì hoãn và kiệt sức gây rối.

5 cách thực tế giúp cá nhân tránh sự trì hoãn

1. Đặt lịch xuất bản thường xuyên mà cả nhóm tôn trọng

Điểm đầu tiên này có vẻ sơ đẳng, nhưng nó rất quan trọng. Đừng chỉ nói, “Chà, chúng tôi xuất bản một blog vài tuần một lần. Còn tùy. ”

Đó không phải là một lịch trình – đó là một ước tính mà không ai có thể ngả mũ. Tìm hiểu cụ thể và ghi nó vào chiến lược tiếp thị nội dung của bạn . Ví dụ: nêu chi tiết số lượng bài viết trên blog sẽ được xuất bản mỗi tháng – gắn một con số vào một thời điểm, chẳng hạn như “Chúng tôi xuất bản một blog mới hoặc cập nhật mỗi tuần”. Cụ thể như nhau với tất cả các loại nội dung bạn xuất bản: video, email, bài đăng trên mạng xã hội, v.v.

Toàn bộ nhóm của bạn nên biết và tôn trọng lịch trình đã được lập thành văn bản. Ghi lại nó vào lịch nội dung của bạn và giữ cho các bánh răng xuất bản quay theo lịch trình. Điều đó có nghĩa là thời hạn không thể thúc đẩy. Chúng chắc chắn. Một bài đăng phải được đăng vào những khoảng thời gian được ấn định thường xuyên.

Điều đó nói rằng, điều quan trọng là phải nhúng một số tính linh hoạt vào lịch trình. Ví dụ: bài báo dự kiến ​​của tuần tới cần thay đổi vì không có chuyên gia về chủ đề. Điều không thể thay đổi là thời hạn đăng một bài báo. Điều này giữ cho lịch trình nội dung của bạn nhất quán nhưng vẫn tạo điều kiện cho nhu cầu của con người bật lên.

2. Sử dụng công cụ lịch nội dung với cách thực tế là toàn bộ tiềm năng của nó

Lịch nội dung của bạn – và, theo phần mở rộng, công cụ để tạo và quản lý nó – không chỉ là một lịch. Đó là một kế hoạch sống động về cách chiến lược nội dung của bạn sẽ phát huy tác dụng theo thời gian.

Nếu bạn chỉ làm sơ qua bề mặt của những gì lịch của bạn có thể làm, bạn đang thay đổi nhóm của mình trong thời gian ngắn. Với công cụ và tính năng phù hợp, lịch nội dung của bạn có thể trở thành trung tâm tiếp thị nội dung của bạn:

  • Đừng chỉ sử dụng nó để ghi lại ngày xuất bản. Ghi lại mọi thứ – chủ đề, từ khóa, nội dung, mục tiêu, người tạo, tài nguyên và hơn thế nữa – bất kỳ thứ gì giúp theo dõi quy trình tạo nội dung của bạn và giúp nhóm của bạn kết hợp tất cả các phần lại với nhau .
  • Đi sâu vào công cụ lịch của bạn để khai thác hết tiềm năng của nó. Xem hướng dẫn và video dành cho nhà phát triển cũng như tìm hiểu về tất cả các tính năng có sẵn. Hướng dẫn bản thân (và nhóm của bạn) càng nhiều càng tốt về công cụ lịch, bao gồm các khả năng tự động hóa và cộng tác khác mà bạn chưa chạm tới.

Tôi đề xuất Airtable lặp đi lặp lại để quản lý các chủ đề, theo dõi ngày xuất bản và xác định nội dung như hình ảnh tiêu đề và tệp tài liệu. Các tính năng mạnh mẽ của nó bao gồm khả năng tự động hóa và cộng tác tiện dụng.

3. Phân tích nội dung hàng loạt và các nhiệm vụ khác

Đã từng nghe nói về ? Bạn nhóm các nhiệm vụ tương tự và hoàn thành chúng trong một lần rơi. Đó là một thủ thuật năng suất tuyệt vời và có thể giúp bạn bắt đầu với lịch nội dung của mình.

Ví dụ: thay vì nghiên cứu từng chủ đề nội dung, brainstorm một loạt các chủ đề nội dung trong tháng cùng một lúc. Tôi đã dựa vào quá trình này kể từ 2016. Một ngày mỗi tháng, tôi dành ra vài giờ để tìm ra tất cả các chủ đề nội dung mà chúng tôi sẽ xuất bản trong những tuần tới. Nó diễn ra như thế này:

  • Hàng loạt chủ đề nội dung và đặt ngày xuất bản dự kiến. Nó cung cấp một cái nhìn toàn cảnh về blog hoặc trang web của bạn sẽ trông như thế nào. Ngày xuất bản có thể được xác nhận sau.
  • Ghi chúng vào lịch nội dung nơi cả nhóm có thể xem chúng . Họ có thể ưu tiên các nhiệm vụ xung quanh lịch trình nội dung và thực hiện vai trò của mình một cách thông minh.

Với hệ thống này, bạn không bao giờ phải tranh giành cái mới ý tưởng nội dung . Một danh sách các chủ đề mới gắn liền với các từ khóa tuyệt vời được ghi lại hàng tháng trên lịch nội dung của chúng tôi. Tại bất kỳ thời điểm nào, hầu hết chúng đều đang được sản xuất với các nhà văn, nhà thiết kế hoặc biên tập viên.

Bạn và nhóm của bạn có thể thực hiện hàng loạt nhiệm vụ khác ngoài việc tạo chủ đề:

  • Email : Thay vì kiểm tra email của bạn mỗi lần 30 phút, chặn thời gian để xóa hộp thư đến của bạn một hoặc hai lần một ngày.
  • Chỉnh sửa : Xem lại các phần nội dung đã hoàn thành và đưa ra phản hồi cùng một lúc.
  • Viết : Dành thời gian cho viết nội dung để bạn có thể tham gia sâu vào chế độ sáng tạo mà không bị sao nhãng.
  • Tạo / chỉnh sửa hình ảnh : Tạo tất cả các hình ảnh tiêu đề của tháng trong một khoảng thời gian.
  • Cuộc họp : Chọn một chủ đề cho mỗi cuộc họp thay vì quay lại từ theo chủ đề.
  • Khách hàng gọi : Chỉ định thời gian thực hiện cuộc gọi với khách hàng hàng ngày / hàng tuần / hàng tháng. Không lên lịch cuộc gọi ngoài khoảng thời gian đó.

Đây là một ví dụ tuyệt vời của một lịch trình với các nhóm nhiệm vụ từ 8 giờ sáng đến 5 giờ chiều, làm nổi bật từng nhiệm vụ dựa trên mức độ tập trung (nhẹ, vừa phải, sâu):

Nếu nhóm của bạn thực hiện theo nhóm, hãy đảm bảo thông báo thời gian được chỉ định để những người khác không cố gắng gửi tin nhắn trực tiếp hoặc gọi điện trong thời gian tập trung. Nếu phải, hãy sử dụng chế độ không làm phiền trên điện thoại của bạn hoặc tạo một tin nhắn vắng mặt trên Slack để cho mọi người biết bạn đang ở chế độ lấy nét.

4. Ủy quyền một cách thông minh

Cách mỗi vai trò được ủy quyền có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tiếp thị nội dung của bạn. Ví dụ, mỗi thành viên trong nhóm có các nhiệm vụ được xác định trong vai trò của họ không? Hoặc thực hiện các nhiệm vụ – và ai là người hoàn thành chúng – thay đổi tùy theo hướng gió thổi?

Đối với các nhóm nội dung nhỏ, có thể dường như giữ vai trò vô định hình và linh hoạt, nhưng bạn thực sự chỉ đang bắn vào chân mình. Không có vai trò được xác định rõ ràng đối với mỗi thành viên trong nhóm, các nhiệm vụ trở nên lộn xộn. Các nhiệm vụ sáng tạo bắt đầu giống như “sáng tạo bởi ủy ban”, điều này cuối cùng có thể làm giảm hoạt động tiếp thị của bạn. (Ann Handley gọi một cách khéo léo đây là “bài viết về xúc xích”, như cô ấy đã chia sẻ trong mình bản tin :

“Được khai thác qua rất nhiều máy nhắn tin và những người đưa ra ý kiến ​​và người ghép đôi đến mức bạn không thể biết ban đầu nó được làm bằng gì.”)

Một vai trò được xác định rõ ràng với các nhiệm vụ được xác định rõ ràng cho phép mỗi người có toàn quyền làm chủ trách nhiệm của mình.

5. Tài liệu tham khảo và hướng dẫn của nhóm

Bạn có thấy một chủ đề đang nổi lên ở đây không? Khi nghi ngờ, hãy ghi lại. Nó tiết kiệm rất nhiều rắc rối khi nhóm của bạn gặp khó khăn với sản xuất nội dung .

Tài liệu hóa mọi thứ – hướng dẫn phong cách, hướng dẫn gọi hành động, quy trình, quy trình làm việc của công cụ, v.v. Lỗi ở khía cạnh tính cụ thể chứ không phải mơ hồ. Khi có thắc mắc, nhóm của bạn có thể xem trước những hướng dẫn này và tham khảo chúng khi cần thiết để tạo sự nhất quán trên toàn bộ nội dung và kênh của bạn.

Thêm vào đó, khi bạn cần làm quen với một ai đó mới, tất cả tài liệu sẽ ở ngay đó để họ hiểu và tìm hiểu các quy trình của bạn.

Các cách thực tế giúp mọi người tiến bộ suôn sẻ

Cùng với các chiến lược để đưa nhóm của bạn hoạt động như đồng hồ với tiếp thị nội dung, bạn và họ có thể thực hiện các hành động cá nhân để giữ cho mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Cách thực tế là đặt ranh giới

Bạn có sẵn vào tất cả các giờ? Công việc của bạn có rơi vào thời gian chết của bạn không? Bạn đang kiểm tra email của bạn tại bàn ăn tối? Với rất nhiều người trong chúng tôi đang làm việc từ xa , ranh giới giữa công việc và giải trí dễ bị mờ hơn.

Của nó rất quan trọng để thiết lập ranh giới chắc chắn. Mẹo tốt nhất của tôi là thực hiện nghiêm ngặt thời gian cắt cho ngày làm việc. Ví dụ: đăng xuất lúc 5 giờ chiều, tắt thông báo Slack và tắt máy tính của bạn.

Đặt thời gian kết thúc khiến bạn ưu tiên các công việc khác nhau trong ngày. Bạn chỉ có rất nhiều giờ để hoàn thành những gì bạn muốn, vì vậy bạn sẽ làm việc thông minh hơn để hoàn thành tất cả.

Ưu tiên nghỉ ngơi, dinh dưỡng và vận động

Đây là lời nhắc nhở nhẹ nhàng của bạn rằng sức khỏe tinh thần và thể chất gắn liền với nhau. Chăm sóc bản thân như cách bạn chăm sóc người thân. Điều đó có nghĩa là:

  • Ưu tiên có được một đêm nghỉ ngơi tuyệt vời
  • Ăn đều đặn trong ngày (và không chỉ ăn vặt)
  • Vận động cơ thể hàng ngày, ngay cả khi chỉ là đi dạo giữa ngày xung quanh khối

Đừng bỏ cuộc

Hầu hết chúng ta đều biết, với tư cách là nhà tiếp thị nội dung, phải mất một khoảng thời gian để xem kết quả từ những nỗ lực của chúng tôi. Tiếp thị nội dung không phải là một trò chơi hoàn trả ngay lập tức. Thay vào đó, nó thưởng cho sự kiên nhẫn và kiên trì.

Hãy nắm bắt tư duy này và áp dụng nó ngoài nội dung. Nếu bạn đang thất vọng, thiếu thời hạn, cảm thấy quá tải, v.v., đừng bỏ cuộc.

Hãy thực hiện những bước nhỏ để tạo ra những thay đổi tích cực trong thói quen hàng ngày của bạn – công việc và cách khác. Lùi lại một bước và nhìn vào bức tranh lớn hơn. Điều gì tốt có thể xảy ra nếu bạn kiên trì? Thay vào đó, điều gì sẽ xảy ra nếu bạn xem những rào cản hiện tại của mình là cơ hội? Chuyện gì xảy ra nếu …?

Giúp bạn và nhóm của bạn phát triển theo

Nếu bạn là những gì bạn lặp đi lặp lại, thì thói quen của bạn thực sự xác định bạn. Nếu xét riêng lẻ, những thay đổi nhỏ này trong cách bạn và nhóm của bạn hoạt động có vẻ không nhiều. Được kết hợp lại với nhau và lặp đi lặp lại trong nhiều ngày, nhiều tuần, nhiều tháng, v.v., chúng sẽ tạo nên sự thay đổi lớn để tốt hơn cho bạn, nhóm của bạn và tiếp thị nội dung của thương hiệu.

Bạn sẽ tập trung vào ca nhỏ nào trước? Cho dù bạn chọn cách nào, hãy để đây là động lực đầu tiên hướng tới sự thay đổi lớn hơn mà bạn cần.

Các công cụ được đề cập trong bài viết này được xác định bởi tác giả. Nếu bạn có một công cụ để đề xuất, vui lòng thêm nó trong phần bình luận.

 

Related Articles

Back to top button